В условиях рыночной экономики и роста конкурентной борьбы ошибки в деятельности любой экономической системы (предприятия, фирмы или корпорации) могут существенно сказаться на финансовых результатах ее деятельности и даже привести к банкротству. Это вызывает необходимость повышения эффективности управления за счет принятия оптимальных стратегических и оперативных управленческих решений и совершенствования технологии управления
На современном этапе развития экономики отмечается стремление руководства организаций к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления и к уменьшению объемов документации на бумажных носителях, снижению стоимости ее обработки и повышению эффективности работы с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.
Новые информационные технологии предлагают средства для достижения этих целей при помощи двух подходов: реинжиниринга бизнес-процессов и перехода к безбумажной технологии.
Переход к безбумажной технологии управления предполагает выбор и применение методов организации безбумажной технологии управления, основывающейся на четырех основных концепциях: автоматизация рабочих мест службы ДОУ, электронный документ, система электронного документооборота, система корпоративного электронного архива.
Согласно современным представлениям о движении документов в организации, документооборот можно подразделить на три группы:
1. Финансовый документооборот бухгалтерские документы, накладные, банковские карточки, документы, относящиеся к кадровой, инвестиционной деятельности организации.
2. Управленческий документооборот документы, относящиеся к управленческой деятельности менеджмента компании: приказы, распоряжения, служебные записки, внутренние инструкции, листы согласования.
3. Производственный документооборот чертежи, технологические карты, маршруты движения деталей, карточки учета и состояния инструмента.
Переход предприятия на технологию безбумажного документооборота сулит несколько выгод для документационного обеспечения управления. Прежде всего, сокращаются финансовые затраты, во-вторых, сокращается время, требуемое для обработки документов. Помимо этого упрощаются и ускоряются процедуры обмена документами, их поиска и хранения.
Однако не все операции в сфере документационного обеспечения можно на 100% перевести на безбумажный документооборот. Прежде всего, к процессам, которые могут быть на 100% охвачены технологией безбумажного документооборота, относятся процессы, не требующие по закону наличие бумажных документов. Но даже тогда, когда требуется подписанный и распечатанный документ, можно перевести часть процесса в технологию безбумажного документооборота, например, в процедурах, связанных с предварительной подготовкой документа и его предварительным согласованием.
Введение электронного документооборота а также безбумажных технологий в сфере документационного обеспечения управления представляется возможным в большинстве организаций, но прежде всего к таковым относятся организации, испытывающие значительные трудности с ведением традиционного, бумажного делопроизводства.
Для перехода предприятия на безбумажный документооборот требуется, прежде всего, система электронного документооборота. Однако перед переходом на данную систему документооборота следует определиться с задачами, которые электронный документооборот будет решать. Функции, обеспечиваемые современными программными системами электронного документооборота на сегодняшний день достаточно разнообразны.
Хотя целиком безбумажный офис выглядит утопично, многие элементы электронного документооборота прочно вошли в жизнь российских компаний.
В России продвижению передовых достижений мешает традиционный взгляд на роль информационных технологий в существовании компании. Многие привыкли считать, что основную ценность фирмы составляют материальные и финансовые ресурсы: помещения, оборудование, средства на счетах. Однако экспертные оценки показывают: 90% стоимости организации это опыт и квалификация ее сотрудников, а также информационный капитал, то есть информация на бумажных и электронных носителях.
Безбумажный документооборот отличается от электронного документооборота тем, что в электронном документообороте возможно частичное или полное дублирование бумажного документооборота. Безбумажный документооборот подразумевает полный отказ от использования бумаг и переход исключительно в электронный формат. Примерами процессов, в которых возможен полный переход на работу в электронном виде являются:
• Процесс подготовки и проведения совещания
• Процесс согласования заявок на оплату
Компания АЛЕЕ СОФТВЕР провела опрос «Что думают пользователи о безбумажных технологиях?», главная цель которого состояла в анализе отношения российских пользователей к безбумажным технологиям работы с документами. На вопросы отвечали специалисты в самых разных областях: программисты, переводчики, бухгалтеры, журналисты, преподаватели вузов. По результатам опроса:
• в 54% организаций, где работают наши респонденты, безбумажные технологии используются не в полной мере: установлено ПО для электронного документооборота/электронного хранения документов, но работа с большинством документов ведется в бумажном виде;
• 30,5% респондентов отмечают, что в их организациях вообще не используется никакого ПО для работы с электронными документами;
• 70,4% опрошенных заявляют, что хотели бы, чтобы работа со всеми документами велась в электронном виде;
• только 3,1% респондентов считают, что все документы предприятий и организаций должны иметь бумажные дубликаты;
• 33,7% опрошенных считают, что перевод к полностью безбумажному офису возможен;
• 68,4% считают главными препятствиями на пути к безбумажному документообороту глупость, лень и жадность.
Было отмечено, что специфической российской проблемой в настоящее время является невозможность обеспечить баланс между бумажными и электронными документами. Очень часто бывает так, что все электронные документы приходится дублировать бумажными, причем именно последние обладают в данном случае первостепенной юридической значимостью.
Чтобы привлечь внимание к проблеме, с 2010 года в четвертый четверг октября по всему миру проводится День без бумаги, призывающий всех людей использовать бумагу рационально, потому что статистика потребления печальна: по данным Международной ассоциации AIIM, которая и придумала День без бумаги.
Акция призывает узнавать больше и использовать передовые технологии управления информацией и документами, чтобы сокращать нерациональное использование бумаги.
День без Бумаги – это международная акция, которая направлена на привлечение внимания компаний и людей по всему миру к современным безбумажным технологиям.
В среднем, один офисный сканер сканирует от 12 500 до 62 500 листов в год – такое количество бумаги переводится в электронный вид. Если предположить, что один документ копируется только один раз, а создание одной ксерокопии листа стоит 0,8 руб., то использование одного офисного сканера для перевода документов компании в электронный вид может сэкономить до 50 750 руб. в год – без учета экономии на хранение и перевозку бумажных документов.
77% платежных документов, поступающих в организации в PDF формате, все равно печатаются. В среднем, специалисты, в компаниях которых внедрены системы ввода и распознавания документов (перевода документов в электронный вид) отмечают шестикратное увеличение скорости обслуживания клиентов и обработки задач, отмечается увеличение скорости работы как минимум в три раза.
Использование электронного документооборота позволит в течение 5 лет вдвое сократить размеры площадей в офисе для хранения бумаги. Сейчас средний показатель офисного пространства, которое отведено под хранение бумаги – около 15.3%. В перспективе оно может снизиться до 7.4% с учетом использования безбумажных технологий. Это позволит снизить затраты на офис в целом примерно на 8%. Всего за полтора года использования технологии электронного документооборота компания может сэкономить около 12 миллионов листов бумаги.
517 500 000 000 рублей ежегодно теряет Россия при использовании бумажных документов, что составляет 1,2% ВВП. При этом, по данным ФНС, на электронных документах за последние 6 лет удалось сэкономить 240 000 000 000 евро.
77% компаний проявляют интерес к акции День без бумаги по итогам опроса, проведенного участниками акции, однако на активные действия готовы лишь 23%, самым эффективным способом в борьбе с лишним расходом бумаги в бизнесе называют внедрение систем электронного документооборота.
В День без бумаги (World Paper Free Day) компания AIIM и присоединившиеся к ней показывают на реальных примерах, как можно с помощью технологий сократить потребление бумаги, как перевести документооборот в электронный вид, оптимизировать работу и сократить потребление бумаги и расходы на хранение, печать и транспортировку бумажных документов. При этом уникальность акции в том, что она не только способствует экономии бумажных ресурсов, но и помогает бизнесу, ведь куда проще и быстрее отправить документ по электронной почте, чем посылать курьера на другой конец города или отправлять авиапочтой в другой город, где этот документ, зачастую, будут забивать в электронные таблицы вручную, экономится не только бумага, но и время.
Конечно, полный отказ от бумаги попросту невозможен, да это и не нужно, но сократить использование там, где это возможно, вполне реально.
Многие простые люди уже по достоинству оценили достижения современной науки и техники, перейдя на электронные книги и планшетные компьютеры, отказываясь от бумажных книг, и это тоже вклад в общее дело экономии бумаги.
По всей вероятности, совсем скоро время расставит все по своим местам, несовершенства законодательства будут преодолены, а безбумажные технологии начнут работать на пользу людям

доступные файлы для скачивания: скачать